深汕特别合作区公文智能交换管理系统项目询价公告
一、采购项目名称：公文智能交换管理系统项目
二、采购项目需求：
（一）项目概况：
随着电子计算机及互联网技术的广泛使用，日常办公中很多信息可通过网络通道快速传递，但对于我区大量机要文件等涉密资料，由于其机要保密和凭证特性等要求，很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。目前我区纸质文件收发、交换等工作主要是通过手工签收、手工登记完成。手工管理方式具有受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，出现问题难以追查和纠正等特征，且由于我区涉密文件的收发交换仍采取纸笔登记等较初级的方式，查询统计不方便，信息资源利用难，不能有效适应我区大开发、大建设、大发展背景下各类文件办理数量快速增长，各单位亟需快速、准确、有效实现文件流转的要求。因此，对标国内公文交换系统建设典型单位，参考广东省交换站，广东省委公文交换系统具体建设要求及相关技术规范，结合中共深圳市委办公厅、市政府办公厅、市人民检查院等单位做法，现我办需开展公文智能交换管理系统项目建设工作。
（二）项目技术要求：
（1）服务内容及要求
序号 | 服务内容 | 服务要求 |
1 | 发文登记 | 1.对文件信息包括日期、去向、承办人、拟稿人、文号、标题、摘要等进行登记，所登记的文件信息以二维码的形式对应到具体的文件。2.可与我区OA系统进行连接，可直接从OA上获取公文智能交换管理系统信息 |
2 | 文件分发 | 1.可通过公文智能交换管理系统自动生成一个二维条码并贴在对应的文件上，通过智能文件箱的二维码识别设备读取该文件上的二维条码时，对应的智能交换箱分户的门禁将会自动打开，将该文件投入该智能文件箱中，即完成文件的分发，并且系统数据库中会自动生成文件流转信息。2.流转信息包括：发件单位、收件单位、密级、缓急程度、投件时间与取件时间等。3.需要分发的文件不含有二维条码时，可直接将此文件通过智能交换箱上的无号件投口投入需要分发的单位，完成文件的分发。 |
3 | 条码制作 | 1.可根据业务需要选择文件的收件单位、密级、缓急程度、收件人等信息，打印二维码并粘贴于对应文件。2.可采用“一码到底”原则，一次登记，重复使用，无须手工登记。3.可直接通过智能文件柜识别文件条码信息，进行文件流转。 |
4 | 取 件 | 各部门取件人员可通过刷卡、指纹解锁、人脸识别等方式开箱取件，实现即来、即取、即走的高效电子签收取件方式。2.取件后可在系统数据库中自动生成取件记录，包括：取件单位、取件人信息、取件时间、文件的名称、文号、密级、缓急程度等信息。 |
5 | 发文去向管理 | 1. 可实现常用联系人或联系单位分组管理。2.分组管理信息可以灵活删减修改。3.可检索或快速查找文件名称、文号、文件所在单位、取件时间等信息。 |
6 | 清单打印 | 1.可查询统计具体文件的流转签收情况。2.可对各部门的发件清单、收件清单及固定时间段内的收件数量和发件数量等信息进行统计。3.可将查询统计的结果以文件流转清单的形式打印。 |
7 | 文件催办 | 1.若涉及办理给各部门的文件需要及时转办并及时退回等事项，可根据不同事项设置二维码类型。2.可根据文件二维码类型生成相应的短信通知策略，以短信通知的方式自动通知收件部门及时处理并将相应的流转件退回退件箱。 |
8 | 信件查询 | 1.可根据“一码到底”的原则监控和追踪各种文件的办理情况，如请示件、拟办件等的办理情况。 2.可查询和追踪某一文件的交换情况，尤其对办文事项，可在系统中查询了解文件交换过程。 3.可利用各种信件或文件的信息组合查看信件或文件的处理情况，并能对查询结果进行统计。4.WEB查询：可通过在OA系统中的链接，在web查询页面中查询文件交换的详细过程和状态。 5.清单查询：可以查询系统中所有的收发信件和文件的清单信息，包括清单号、内容、打印时间、经办人等信息，并能打印查询结果。 6.系统管理员也可通过系统的查询统计方式，查询某部门或单位的取件出勤率。 |
9 | 智能交换箱管理 | 1.显示智能交换箱内文件情况，包括文件数量、发文单位、文件去向等。 2.系统管理员可以使用业务管理系统对交换箱实施开箱、勘误、证卡管理等管理工作。 |
10 | 退 件 | 1.根据各单位文件流转完成后文件的退回设置专用退件箱。2.各单位只需在智能文件柜的二维码识别区扫描文件上的二维码，将扫描过的文件投入退件箱即可完成文件的流转。 |
11 | 急件通知 | 1.网络通知：系统可通过OA以网络提醒的方式通知工作人员取件。 2.短信通知：对于急件系统可通过给对应部门的取件人员手机发送短信，通知取件人员及时取件。 |
12 | 安全管理 | 1.可设置系统登陆密码和操作权限，保证软件操作阶段的安全性； 2.需配备全程摄像系统，对交换场地实行多点摄录，提供快速定时回放功能，能够实现场景再现，遇特殊情况可迅速排查。 3.智能交换箱能够自动判断扫描条码的合法性，对于无关条码，文件投口门禁拒绝打开，阻止无关文件进入交换过程。 4.需配备不间断电源，在办公区断电的情况下，保证系统数据安全不丢失。 5.需配备烟雾等火灾检测报警系统 6.需改造交换站大门门禁，指定用户通过定制门禁卡进入交换站，拒绝无关人员入内。 |
（2）服务成果
确保实现机要文件交换及收发过程中的信息自动采集、文件流转的自动记录、交换过程的智能化管理等要求，实现文件交换保密、高效、安全、准确。
（三）项目商务要求：
1.服务期限：24个月，于6个月内完成项目建设和终验，且终验完成后至少提供12个月的免费维护。
2.质量考核验收标准：由甲方组织验收。
三、供应商资格要求：
1.具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）。
2.本项目不接受联合体投标。
3.参与本项目投标前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。
4.参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。
5.具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件。
6.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
注：“信用中国”、“中国政府采购网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道。
四、采购项目需要落实的政府采购政策：
按《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）、《财政部 司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》（财库〔2014〕68号）和《三部门联合发布关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号）的有关规定执行。
五、重要提示：
1.报价单内容按照统一模板填写（详看附件）
2.供应商报价为市场摸底，最终采购方式由采购人负责解释。
3.本公告期限:符合资格的供应商应当在2021年6月30日上午9:00至2021年7月6日下午6:00期间将报价单发送至以下两个邮箱：
深汕特别合作区发改财政局采购办：sshzcgb@163.com
深汕特别合作区党政办公室：hzqzhb@126.com
4.采购人及区发改财政局有权对中标供应商就本项目资格条款要求提供的相关证明资料（原件）进行审查。供应商提供虚假资料被查实的，取消本项目报价资格、列入不良行为记录名单、三年内禁止参与本区政府采购活动。
5.本询价公告及本项目招标文件所涉及的时间一律为北京时间。报价单位有义务在询价期间浏览深圳市深汕特别合作区深汕招标有限公司官网（http://sszbdl.com/），在深圳市深汕特别合作区深汕招标有限公司网上公布的与本项目有关的信息视为已送达各报价人。
六、联系方式
1.采购单位
单位名称：深圳市深汕特别合作区党政办公室
详细地址：广东省深圳市深汕特别合作区管委会政和楼1栋
项目联系人：曾先生
联系方式：13278883828
2.投诉单位
单位：深汕特别合作区发改财政局采购办
电话：0755-22100803
邮编：518200
地址：广东省深圳市深汕特别合作区政和楼1栋
附件 深汕特别合作区公文智能交换管理系统项目报价单.docx
